Künftig werden Meldungsbearbeiter und Meldungsempfänger auch interne Notizen zum Vorgang erfassen können. Die internen Vorbereitungen dafür sind etwas umfangreicher, da auch das Datenmodell angepasst werden muss.
Wir planen, das Feature in Q2 2024 freizuschalten und allen Nutzern zur Verfügung zu stellen.
Hinweisgeber werden die Informationen nach Art. 13 DSGVO nun auch auf dem Bildschirm zur Eingabe eines Hinweises angezeigt.
Wenn ein Hinweisgeber seinen Hinweis eingegeben hat, zeigen wir im den Nachrichtencode und weisen deutlich darauf hin, dass er über das Portal nur mit diesem Code mit dem Beschäftigungsgeber kommunizieren kann.
Bisher konnten in unserem Portal immer auch anonyme Hinweise ohne Angabe von Namen, Telefon und E-Mail-Adresse abgegeben werden. Ganz so, wie es der Gesetzgeber als Kann-Vorschrift vorgesehen hat.
Auf Kundenwunsch kann die Abgabe anonymer Hinweise nun auch abgelehnt werden. Für jeden Beschäftigungsgeber kann individuell eingestellt werden, ob die Abgabe anonymer Meldungen möglich ist oder nicht.
Für die Meldeportale der Beschäftigungsgeber können ab sofort nicht nur das Logo, sondern auch die Hauptfarben von Titelleiste, Überschriften und Haupt-Button eingestellt werden. Wir freuen uns damit einen vielfachen Wunsch unserer Kunden erfüllt zu haben 😀.
In den Stammdaten des Meldeportals kann nun auch das Firmenlogo hochgeladen werden. Dieses wird auf der Seite des Meldeportals über den Firmenangaben dargestellt. Wir arbeiten zur Zeit daran, auch die Leitfarbe dieser Seite konfigurierbar zu machen, so dass ein einheitliches Design dargestellt wird.
Auf https://hinweisgeber-meldeportal.tips finden Sie eine Seite mit umfangreichen Informationen zum Hinweisgeber-Schutzgesetz. Dort werden Fragen zur Umsetzung beantwortet und Tipps zu „Best Practices“ gegeben.
Damit Sie die Meldungen und eventuelle Anhänge auch extern archivieren können, ist es ab sofort möglich, Meldungen direkt als PDF herunter zu laden. Falls vom Hinweisgeber ein Anhang zu Meldung hochgeladen war, beinhaltet der Download ein ZIP-Archiv, das die Meldung als PDF und den Anhang enthält.
So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, die Vorgänge jederzeit in Ihrer eigenen Dokumentenverwaltung zu speichern.
Ab heute muss das HinSchG angewendet werden. Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten müssen eine Meldestelle eingerichtet haben. Kleinere Unternehmen von 50 Beschäftigten bis 249 Beschäftigten haben noch eine Übergangsfrist. Diese müssen ab dem 17. Dezember 2023 das Hinweisgeber-Meldesystem vorhalten.
Um die Zuordnung einer Meldung zu erleichtern, wird dem Hinweisgeber eine Auswahlliste angezeigt, in der gewählt werden kann, aus welchem Anwendungsbereich die Meldung ist. Also beispielsweise, ob es sich um einen Fall von Bestechung handelt oder einen Verstoß gegen Sicherheitsvorschriften. Sollte der Hinweisgeber unsicher sein, kann er auch „Weiß ich nicht“ wählen.
Durch diese Zuordnung wird die Einschätzung der Meldung und die nachfolgende Bearbeitung etwas vereinfacht, da durch die Auswahl des Hinweisgebers die Kategorisierung der Meldung vereinfacht werden kann.
Unser Meldeportal überwacht die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen. Kurz vor dem Ablauf von einzuhaltenden Fristen, bekommen die Mitarbeitenden eine E-Mail mit einem entsprechenden Hinweis. So ist gewährleistet, dass zu bearbeitende Meldungen nicht übersehen werden.
Eine kleine neue Funktion, aber sehr nützlich: wenn es neue Meldungen im System gibt, werden nun die zuständigen Personen per E-Mail informiert.
Zur Beantwortung häufig gestellter Fragen zu Hinweisgeber-Meldesystemen und unserem Meldeportal haben wir eine FAQ hinzugefügt, die oben in der Navigation erreichbar ist.
Mit großer Anstrengung ist heute die erste Implementierung des Portal fertiggestellt worden. Es ist noch viel zu tun, die Grundfunktionalität steht jedoch!
Nach Rücksprachen mit einigen unserer Kunden und der Analyse der Situation haben wir heute die Entwicklung des Hinweisgeber-Meldeportals gestartet. Wir freuen uns auf den Weg, der vor uns liegt. Unser Ziel ist es, ein leicht zu bedienendes und nützliches Tool zu entwickeln, dass einen Großteil der gesetzlichen Anforderungen durch automatisierte Workflows erledigen kann.